Договор подписан, счёт отправлен, работа выполнена — но акт ещё у клиента, а деньги пришли только частично. Если смотреть лишь на папку с файлами, легко решить, что заказ уже закрыт. Реестр документов по заказу помогает увидеть, чего именно не хватает и кто сделает следующий шаг.
Ниже — заполненный образец реестра: договор, счёт, акт оказанных услуг и два платежа по одному заказу. Можно скачать таблицу Excel, PDF с примером и текстовую памятку. Все названия, номера и даты в примере учебные.
Что такое реестр документов по заказу
Это рабочая таблица, в которой документы и расчёты собраны вокруг одного заказа. По ней можно быстро ответить на вопросы: на какую сумму договорились, какой файл сейчас актуален, что подписано, сколько денег действительно получено и что нужно проверить дальше.
Для начала достаточно двух небольших таблиц: «Документы» и «Оплата». У одного счёта может быть несколько платежей, поэтому удобнее записывать поступления отдельно. Такой реестр помогает найти подтверждающие документы, но сам не заменяет договор, акт, банковскую выписку или бухгалтерский учёт.
Какие столбцы добавить в реестр
| Столбец | Что записывать | Пример |
|---|---|---|
| Заказ | Один понятный номер для всей цепочки | ЗК-12 |
| Документ | Вид, номер и дата | Акт № 8 от 18.11.2026 |
| Сумма | Сумма конкретного документа | 14 640 ₽ |
| Состояние | Что произошло с этим документом | Отправлен на подпись |
| Актуальный файл | Имя версии или ссылка на настоящий файл | akt-8-v1.pdf |
| Ответственный | Кто проверяет следующий шаг | Менеджер заказа |
| Следующее действие | Конкретное действие и дата проверки | Уточнить ответ клиента 20.11.2026 |
Это названия столбцов вашей таблицы. Они не означают, что в Орбите есть отдельные поля с такими названиями или специальный модуль реестра.
В таблице оплаты дополнительно укажите плановую сумму, условие или срок платежа, фактически поступившую сумму, дату поступления и подтверждение. Если поступление пока не проверено, так и напишите: «Нужно сверить выписку». Ноль ставьте только тогда, когда проверили, что по этому платежу денег ещё нет.
Заполненный пример: договор, счёт, акт и частичная оплата
Учебный заказ ЗК-12 — две онлайн-консультации по 90 минут. Состояние показываем на условную дату 19 ноября 2026 года. Стоимость без налога — 12 000 ₽, НДС 22% по условиям примера — 2 640 ₽, итого — 14 640 ₽.
По учебному договору первая половина оплачивается до начала консультаций. Вторая — в течение трёх рабочих дней после подписания акта. Консультации проведены 16 и 18 ноября. Акт отправлен клиенту, ответа пока нет.
Документы по заказу ЗК-12
| Документ | Сумма | Состояние на 19.11.2026 | Актуальный файл | Что дальше |
|---|---|---|---|---|
| Договор № 12 от 12.11.2026 | 14 640 ₽ | Подписан обеими сторонами | dogovor-12-signed.pdf | Хранить подписанный экземпляр |
| Счёт № 24 от 12.11.2026 | 14 640 ₽ | Отправлен клиенту | schet-24-v1.pdf | Сверять поступления по заказу |
| Акт № 8 от 18.11.2026 | 14 640 ₽ | Отправлен на подпись | akt-8-v1.pdf | Менеджеру уточнить ответ 20.11.2026 |
Имена файлов здесь условные. В своём реестре укажите настоящие вложения или ссылки и проверьте, что коллегам доступен именно актуальный файл.
Оплата по заказу ЗК-12
| Платёж | План | Получено | Подтверждение и состояние |
|---|---|---|---|
| Первая половина до начала консультаций | 7 320 ₽ | 7 320 ₽ | Поступление 13.11.2026 проверено по банковской выписке |
| Вторая половина после подписания акта | 7 320 ₽ | 0 ₽ | На 19.11.2026 поступления нет; акт ещё не подписан |
| Всего | 14 640 ₽ | 7 320 ₽ | Разница с суммой договора — 7 320 ₽ |
Вывод по заказу: услуги оказаны, акт ожидает подписи, получена половина суммы. Менеджер уточняет ответ по акту. После подписания нужно зафиксировать дату и определить срок второй оплаты по договору.
Остаток 7 320 ₽ в этом примере нельзя автоматически назвать просроченным: условие, от которого считается срок второго платежа, пока не наступило. Дата 20 ноября — внутренняя дата проверки ответа клиента, а не установленный срок оплаты.
Скачать образец реестра документов
- Реестр в Excel: заполненный пример с расчётом полученной суммы и разницы.
- PDF: документы, оплата и следующий шаг на одной странице.
- Текстовая памятка для своего заказа.
В Excel исходные данные можно менять. Полученная сумма и разница рассчитываются формулами. Если убрать обязательные числовые данные, таблица попросит уточнить оплату. Состояние акта и условия платежа нужно обновлять вручную: поступление денег само по себе не подписывает документ.
Как заполнить реестр для своего заказа
- Определите заказ. Запишите номер, клиента и короткое описание работ. Если используете общую таблицу для нескольких заказов, добавляйте номер заказа в каждую строку.
- Найдите основание суммы. Возьмите согласованный договор или другое основание заказа. Отдельно проверьте изменения объёма, цены и условий оплаты.
- Добавьте документы. Для договора, счёта и акта укажите номер, дату, сумму, состояние и актуальный файл. «Подготовлен», «отправлен» и «подписан» — разные состояния.
- Проверьте фактическую оплату. Сверьте поступления по банковским данным и назначению платежа. Если одним переводом оплачены несколько заказов, сначала выясните распределение суммы.
- Запишите следующий шаг. Укажите действие, ответственного и дату проверки. Вместо «разобраться с документами» — «уточнить у клиента ответ по акту № 8 до 20 ноября».
Если вместо акта используете Универсальный передаточный документ (УПД), добавьте его в реестр с собственным номером, датой и состоянием. Какие документы нужны для вашей операции, определяйте по её условиям и принятому порядку оформления. В реестре не стоит автоматически требовать одновременно и акт, и УПД для каждой услуги.
Почему нельзя сложить суммы договора, счёта и акта
В нашем примере в трёх документах повторяется сумма одного заказа — 14 640 ₽. Сложение этих строк даст 43 920 ₽, но это не выручка и не задолженность клиента.
Для проверки расчётов берите согласованную стоимость заказа один раз и вычитайте относящиеся к нему подтверждённые поступления:
14 640 ₽ − 7 320 ₽ = 7 320 ₽.
Если сумма договора изменилась, есть возврат, зачёт или спорное распределение платежа, сначала уточните основания и скорректируйте реестр. Отрицательная разница может означать переплату или ошибку привязки; скрывать её нулём не нужно. Реестр показывает расхождение, а порядок его урегулирования нужно выяснять отдельно.
Что делать, если счёт или акт исправили
Сохраните предыдущий файл и историю отправки, а в строке документа явно укажите актуальную версию. Например: «Счёт № 24, файл schet-24-v2.pdf; заменяет v1, клиенту отправлен 19.11.2026». Если меняются номер или дата документа, отразите это явно, не подменяя их только именем файла.
Не добавляйте новую версию счёта как ещё одну сумму к оплате по тому же заказу. При необходимости ведите отдельный журнал версий: что исправили, когда отправили и какой ответ получили. Если клиент уже заплатил, проверьте поступившую сумму прежде, чем просить доплату или повторный перевод.
Как вести реестр в Орбите
Можно вести Excel-реестр и прикладывать актуальный файл к задаче по заказу. В описании задачи коротко напишите текущее положение и следующий шаг, а обсуждение используйте для ответов и уточнений. Документы прикладывайте с понятными именами и пояснением, какая версия действует.
Например, описание задачи по нашему заказу может выглядеть так:
Заказ ЗК-12. Консультации проведены 16 и 18 ноября. Договор на 14 640 ₽ подписан. Получено 7 320 ₽, поступление проверено по выписке. Акт № 8 отправлен на подпись, ответа нет. Менеджеру уточнить ответ 20 ноября. После подписания акта определить срок второй оплаты по договору.
Это обычный текст описания. Срок задачи в карточке поставьте на ближайшее действие сотрудника; дату оплаты указывайте отдельно и только при наличии основания. Само вложение счёта или акта не подтверждает оплату либо подпись клиента.
Посмотреть работу с задачами и вложениями можно в демо Орбиты. Для входа потребуется регистрация и подтверждение электронной почты.
Проверка перед закрытием заказа
- Согласованная сумма и изменения отражены в реестре.
- Актуальные документы доступны, нужные подписи и ответы проверены.
- Фактическое выполнение работ подтверждено отдельно от отправки документов.
- Поступления сверены, остаток или переплата объяснены.
- Открытые вопросы переданы конкретному сотруднику со сроком следующего действия.
Решение о закрытии зависит от вашего процесса. Если работы закончены, а оплата или документы ещё в работе, оставьте понятное поручение ответственному, чтобы вопрос не потерялся после завершения основной задачи.
Частые вопросы
Можно ли вести реестр в Excel?
Да, для небольшого числа заказов достаточно обычной таблицы. Договоритесь, где хранится актуальная копия, кто её обновляет и где искать документы. Не создавайте несколько независимых файлов с одинаковым названием.
Счёт отправлен — значит, заказ оплачен?
Нет. Отправка счёта подтверждает только передачу документа. Для отметки об оплате проверьте фактическое поступление и его связь с заказом. Сообщение клиента об отправке перевода тоже требует сверки с банковскими данными.
Что писать, если сумма получена полностью, но акт не подписан?
Запишите оба факта: «Оплачено полностью» в расчётах и «Ожидает подписи» у акта. Нулевой остаток не должен автоматически менять состояние документа.
Нужна ли отдельная строка для каждого платежа?
Да, если платежей несколько: так легче увидеть даты, суммы и подтверждения. Если перевод относится к нескольким заказам, распределение нужно согласовать и записать; одну и ту же сумму нельзя полностью учесть в каждом заказе.
Материалы по теме
- Договор оказания услуг: как заполнить шаблон.
- Счёт на оплату с QR-кодом: образец и проверка.
- Акт оказанных услуг: образец заполнения.
- УПД на услуги: заполнение и проверка.
- Акт сверки: как читать сальдо и найти расхождения.
Пример предназначен для организации работы по заказу. Набор документов, условия расчётов и оформление спорных ситуаций проверяйте по своему договору и обстоятельствам операции.