«Улучшить работу с заявками» — направление понятно, но в конце квартала трудно сказать, достигнута ли цель. Команда могла написать инструкцию и провести встречи, а заявки по-прежнему остаются без ответственного. Поэтому в квартальном плане нужны и проверяемый результат, и работа, которая должна к нему привести.
Покажем заполненный пример целей на квартал и перенесём его в модуль «Цели» Орбиты: верхняя цель, подцели, связанные задачи и отдельная проверка показателя. PDF и текстовый шаблон можно скачать ниже. Общая структура дерева разобрана в статье о дереве целей компании; здесь сосредоточимся на одном квартале и конкретных действиях в продукте.
Что записать в цели на квартал
Начните с результата, который можно проверить к определённой дате. Для него нужны:
- исходное состояние;
- целевое значение и срок;
- правило измерения и источник данных;
- ответственный за цель;
- задачи, которые должны изменить ситуацию;
- даты промежуточных проверок.
«Провести три встречи» описывает работу, а «на двух контрольных проверках не менее 95% заявок имеют ответственного и следующий шаг» — проверяемое состояние. Встречи могут помочь его получить, но сами не доказывают достижение. Различие выполненной работы и её эффекта объясняется и в материале What Matters о результатах и действиях.
Для применения примера не обязательно внедрять отдельную методику или создавать много уровней. Важно, чтобы команда понимала: какой результат нужен, где доказательство и кто выполняет ближайшую работу.
Пример квартальной цели для команды
Все имена, даты и значения вымышленные. Учебный период — первый квартал 2027 года: с 1 января по 31 марта. Команда хочет уменьшить число заявок, по которым непонятно, кто отвечает и что будет дальше.
Название цели: «В первом квартале наладить ведение заявок без потери ответственности и следующего шага».
Ответственный за цель: Марина.
Описание цели — готовый учебный текст:
Период: 1 января — 31 марта 2027 года.
Исходная проверка: в учебной выборке за декабрь 12 из 20 заявок имеют указанного ответственного и понятный следующий шаг. Это 60% проверенной выборки.
Целевой результат: на каждой из двух контрольных проверок, 22 и 29 марта, не менее 95% заявок выборки имеют оба признака. При выборке из 20 заявок нужно не менее 19 подходящих.
Правило проверки: брать первые 20 новых заявок команды за предыдущую календарную неделю по времени поступления, без выбора удобных случаев. Проверить наличие ответственного и записанного следующего действия. В ведомости сохранить перечень заявок, дату проверки, результат по каждой и замечания.
Если за неделю поступило меньше 20 заявок, проверить все и указать фактическое число. Для этого учебного плана меньшая выборка не считается достаточным подтверждением достижения: Марина согласует дальнейшую проверку. Недостающие заявки не добавлять вымышленными данными.
Олег собирает сведения, Марина проверяет вывод о достижении цели. До 31 марта сохранить обе ведомости и итоговое решение. Результат относится к контрольным выборкам, а не доказывает автоматически качество всех заявок компании.
Число 95%, объём выборки и даты выбраны для примера, это не универсальная норма. Для своего процесса согласуйте подходящий способ измерения и не меняйте его в конце квартала только ради нужного процента.
Как связать квартальный план с модулем «Цели»
В Орбите есть отдельный раздел «Цели» с представлениями «Дерево» и «Карта». В нём можно создать цель, добавить дочерние цели и связать узлы с задачами. Это позволяет видеть, ради какого результата выполняется поручение.
На скриншоте показано демонстрационное дерево интерфейса. Квартальный пример из этой статьи ниже описан отдельно; его нужно создать в своей организации с собственными данными.
Шаг 1. Создайте верхнюю цель квартала
Откройте «Цели» и используйте «Новая цель». Создавать цели может администратор организации; если у вас нет нужных прав, согласуйте структуру с ним. Доступность модуля и дополнительных возможностей проверьте по условиям своей организации и тарифу.
Заполните название, описание и ответственного. Период квартала, исходное значение, целевой показатель, правило измерения и даты сверок запишите в описании. Это обычный текст, а не отдельные поля «KPI», «Исходное значение» или «Срок квартала».
Верхнюю цель в примере оставьте без прямой связи с одной рабочей задачей: у неё будет несколько подцелей и отдельное подтверждение результата.
Шаг 2. Добавьте подцели и конкретные задачи
Для учебного плана используем такое дерево:
- Квартальная цель: наладить ведение заявок.
- Команда готова работать по согласованному порядку.
- «Согласовать инструкцию по назначению ответственного и записи следующего шага» — узел со связанной задачей Олега, срок 15 января.
- «Проверить пять сценариев и разобрать порядок с командой» — узел со связанной задачей Веры, срок 29 января.
- Контрольные данные собраны.
- «Собрать две мартовские выборки и ведомости проверки» — узел со связанной задачей Олега, срок 31 марта; проверки 22 и 29 марта.
- Показатель подтверждён: не менее 95% в каждой из двух выборок. Это отдельная конечная цель без связанной задачи; Марина подтверждает её после проверки данных.
- Команда готова работать по согласованному порядку.
В этом дереве три рабочие задачи и один отдельный конечный узел результата. Все даты относятся к 2027 году. Промежуточные ветки помогают сгруппировать работу, а не заменяют проверку показателя.
У одного узла цели — одна связанная задача. Если нужно связать несколько поручений с одним направлением, добавьте для них отдельные дочерние узлы. Замена связанной задачи у того же узла не добавляет вторую задачу к нему.
Шаг 3. Свяжите конечные узлы с задачами
В форме цели есть поле «ID задачи». Укажите номер нужной задачи и проверьте, что найдена именно она. Для связанного узла название и часть сведений берутся из задачи, поэтому само поручение должно быть понятно сформулировано.
Также в карточке задачи есть блок «Цели»: действие с выбором родительской цели помещает задачу под выбранную ветку отдельным дочерним узлом. Создание такого узла требует соответствующих прав. Выберите один способ и проверьте дерево, чтобы не создать две одинаковые ветки для одного поручения.
Сроки рабочих поручений указывайте в карточках задач. В описании напишите результат, материалы и проверку. Например, для задачи сбора данных:
Проведи проверки 22 и 29 марта по правилу из квартальной цели. Сохрани две ведомости: список заявок, наличие ответственного и следующего действия, число проверенных и число соответствующих. Укажи пропуски и ограничения. Передай Марине до 31 марта. Сбор ведомостей считается выполненным после проверки полноты данных; сам по себе он не означает, что достигнуто 95%.
Шаг 4. Проверьте показатель отдельно от выполнения задач
Когда связанная задача завершается, отметка выполнения её узла обновляется автоматически. Прогресс ветки считается по выполненным конечным узлам. Он показывает продвижение по структуре дерева, а не автоматически вычисленное значение бизнес-показателя.
Например, два из четырёх конечных узлов — 50% прогресса дерева. А 16 подходящих заявок из 20 — 80% контрольной выборки. Это разные доли с разными знаменателями. Вторая ещё не соответствует учебной цели 95%, даже если инструкция и обучение уже готовы.
Именно поэтому конечную цель «Показатель подтверждён» в примере не связываем с задачей сбора ведомостей. Олег может качественно собрать данные, которые покажут недостижение цели. Его работа выполнена, но Марина не должна на этом основании отмечать показатель достигнутым. Отметку по самостоятельной цели ставит ответственный за неё или администратор после проверки подтверждений.
Заполненный квартальный план: кто и что проверяет
| Часть плана | Ответственный и срок | Что будет подтверждением | Где в Орбите |
|---|---|---|---|
| Цель и правило измерения | Марина, до начала работы по плану | Согласованное описание периода, показателя и проверок | Верхняя цель и её описание |
| Инструкция | Олег, до 15.01.2027 | Актуальный текст с правилами назначения и следующего шага | Задача, связанная с дочерним узлом |
| Проверка сценариев и разбор с командой | Вера, до 29.01.2027 | Запись пяти проверок, замечания и итог разбора | Отдельная задача и её узел |
| Две контрольные ведомости | Олег, до 31.03.2027; сверки 22 и 29 марта | Перечни заявок и результаты по согласованному правилу | Задача сбора данных |
| Подтверждение 95% в обеих выборках | Марина, до 31.03.2027 | Достаточные данные и итоговое решение с объяснением | Отдельная конечная цель без связанной задачи |
Скачать пример целей на квартал
- PDF: квартальная цель, дерево и план проверок.
- TXT: описание цели, задачи и пустой шаблон для своего квартала.
Это учебные материалы. Их загрузка не создаёт цели и поручения в вашей организации. Перед переносом замените людей, период, критерии и ссылки, затем согласуйте нагрузку команды.
Как проверять цели в течение квартала
Заранее согласуйте ритм коротких сверок. На них смотрите не только на прогресс ветки, но и на доступность данных и первые признаки изменения процесса.
Для нашего примера полезны вопросы: готова ли инструкция, какие замечания появились при проверке, знают ли сотрудники порядок, кто собирает контрольные данные и соблюдается ли правило выборки. Если поручение задержалось, назовите препятствие, ответственного за следующий шаг и дату проверки.
Краткую запись сверки можно вести обычным текстом рядом с рабочей задачей и ссылкой на цель:
Инструкция согласована. При проверке обнаружен сценарий без назначенного ответственного; Вера уточнит порядок до следующей сверки. Мартовских ведомостей ещё нет, достижение 95% не подтверждено. Срок контрольных проверок сохраняем; изменение правила выборки не согласовывали.
Не добавляйте множество мелких узлов ради увеличения видимого прогресса. Вклад узла в счётчик дерева не доказывает его экономическую важность. Если меняются условия, сохраните исходную договорённость и явно запишите, что пересмотрели и почему.
Как подвести итог квартала
Сначала проверьте полноту двух ведомостей и расчёт доли, затем сопоставьте каждую с целевым значением. Для двух выборок по 20 заявок целевой пример может выглядеть так: 19 из 20 = 95% и 20 из 20 = 100%. Обе соответствуют условию.
Если в первой 18 из 20 = 90%, а во второй 20 из 20 = 100%, условие «не менее 95% в каждой» не выполнено. Объединение их в 38 из 40 = 95% изменит правило задним числом и скроет неудачную проверку.
В итоговой записи укажите значения, ограничения, решение о достижении цели и дальнейшие действия. Если данных недостаточно, так и напишите. Работы по подготовке могут быть завершены, а результат квартала — остаться неподтверждённым. Формат итоговой записи можно взять из короткого отчёта по проекту: «результат, факт, причины, решения».
Частые вопросы
Можно ли создать квартальную цель без задачи?
Да. В модуле можно вести самостоятельные цели и подцели. В примере у верхней цели есть дерево, а у конечного показателя — отдельное подтверждение без задачи. Рабочие поручения связаны с собственными узлами.
Нужны ли отдельные поля для показателя и исходного значения?
Для описанного сценария достаточно названия, ответственного и описания цели. Показатель, период, исходное значение, источник и правило проверки записываются в описании обычным текстом. Сроки выполнения работы задаются в связанных задачах.
Можно ли связать несколько задач с одной целью?
Можно собрать их под одной родительской целью через дочерние узлы. У каждого узла — одна связь с задачей. В примере два поручения находятся под веткой подготовки команды, а сбор данных — под другой веткой.
Прогресс 100% означает, что показатель достигнут?
Он означает выполнение конечных узлов в заданной структуре. Если дерево содержит только подготовительные действия, оно может завершиться без достижения эффекта. Включите отдельную проверку результата и подтверждайте её данными, не только закрытием поручений.
С чего начать в Орбите
Выберите одну цель на ближайший квартал. Запишите в описании, что изменится и как вы это проверите, затем добавьте несколько конкретных задач под нужными ветками. Отдельно определите, кто подтверждает итоговый результат.
Посмотреть сам модуль можно на странице «Дерево целей» и в демо Орбиты. Для входа в демо потребуется регистрация и подтверждение электронной почты. В своей организации сначала проверьте доступ к разделу и права создания целей.