Срок прошёл, а задача не закрыта. В такой ситуации легко ограничиться вопросом «когда будет готово?» и поставить новую дату. Но без разбора причины следующая дата может оказаться такой же ненадёжной.
Если задача просрочена, сначала нужно понять, что уже сделано и что мешает получить результат. Затем согласовать следующий шаг: кто действует, что именно делает и когда команда проверит продвижение. Ниже — порядок разбора и три учебных примера с готовыми записями договорённостей. Также можно скачать PDF и текстовый шаблон.
Что считать просрочкой задачи
Для рабочего разбора сравните обещанный результат и согласованный срок с фактическим состоянием. Если к назначенному времени результата нет или он не соответствует согласованным условиям, это повод выяснить причину и принять решение о продолжении работы.
При этом «сделано исполнителем», «передано на проверку» и «принято» могут быть разными этапами. Сначала уточните, что именно должны были получить к сроку. Например, если сотрудник должен был отправить готовый документ на проверку, ожидание ответа проверяющего не означает автоматически, что сотрудник опоздал. Если нужен был уже принятый результат, проверку следовало учитывать в плане.
Здесь речь о рабочих договорённостях команды. Статья не рассматривает дисциплинарные взыскания или юридические последствия нарушения договора.
С чего начать разбор просроченной задачи
Соберите пять фактов, которые можно проверить:
- Что и к какому времени обещали. Назовите результат, дату, время и часовой пояс.
- Что есть сейчас. Покажите файл, расчёт, выполненную часть или ответ внешнего участника.
- Чего не хватает. Перечислите конкретные данные, действия или решения.
- Когда обнаружили препятствие. Уточните, кто об этом знал и что уже пытались сделать.
- На что влияет задержка. Кто ждёт результат и какие следующие работы от него зависят.
Вместо «почти готово» полезнее запись: «Заполнены четыре из пяти разделов расчёта. Для последнего нет подтверждённой цены поставщика; запрос отправлен вчера. Без неё итоговую сумму проверить нельзя».
Не выбирайте причину заранее по одному признаку. Отсутствие файла может объясняться нехваткой данных, сменой приоритета, непонятным заданием или ошибкой в работе. Иногда причин несколько. Для решения нужно выяснить, какое препятствие сейчас мешает продолжению и кто может его устранить.
Как согласовать следующий шаг
| Что решить | Как записать понятно |
|---|---|
| Какой результат всё ещё нужен | Готовый расчёт по заказу, проверенный по согласованному тарифу |
| Что сделать первым | Уточнить цену поставщика или исправить две конкретные строки |
| Кто отвечает за действие | Названный сотрудник; отдельно — тот, кто принимает решение по препятствию |
| Какой срок реалистичен | Дата результата, если понятны оставшаяся работа и условия её выполнения |
| Когда проверят продвижение | Конкретные дата и время проверки, особенно если есть внешняя зависимость |
| Кто примет результат | Человек и признаки готовности, по которым он проверяет работу |
| Кого уведомить | Участник, который ждёт результат или должен согласовать изменение обещания |
Если для результата пока нет достаточных данных, не придумывайте точную дату готовности. Согласуйте действие по устранению препятствия и ближайшую проверку. Срок этой проверки не подменяет срок основного результата.
Если срок можно определить, обсудите оставшуюся работу и доступное время сотрудника. Новое поручение не освобождает его автоматически от прежних обязательств: руководителю нужно решить, что переносится, сокращается по согласованию или передаётся другому человеку.
Три примера: причина, решение и запись в задаче
Все люди, номера заказов и даты ниже вымышленные. Состояние разбираем 15 декабря 2026 года в 10:00 МСК. Это учебные ситуации, а не реальные случаи клиентов Орбиты. Марина — руководитель команды.
1. Не хватает исходных данных
Задача: Олег должен был подготовить итоговый расчёт по заказу ЗК-31 к 14 декабря, 12:00 МСК.
Что выяснили: четыре из пяти разделов заполнены. Для последнего нет подтверждённой цены поставщика. Олег отправил запрос 11 декабря, но к исходному сроку не сообщил руководителю, что расчёт задержится. При этом самостоятельно подставить приблизительную цену в окончательный документ нельзя.
Здесь нужны два действия: получить недостающие сведения и договориться, как заранее сообщать об угрозе сроку. Замечание о позднем сообщении не заменяет решение вопроса с ценой.
Готовая запись договорённости:
Итоговый расчёт ЗК-31 не готов к сроку 14 декабря, 12:00 МСК. Заполнены четыре раздела; для пятого нет подтверждённой цены поставщика. Запрос от 11 декабря сохранён в задаче.
Марина до 15 декабря, 10:30 уточнит у поставщика возможность получить цену и запишет ответ. Олег сохраняет текущий расчёт и список недостающего. Следующая проверка — 15 декабря, 12:00 МСК.
На проверке определим срок итогового расчёта с учётом ответа поставщика и оставшейся работы. Если ответа не будет, Марина согласует дальнейшее действие и уведомление ожидающего расчёт клиента. Дату готовности пока не обещаем. В дальнейшем Олег сообщает об угрозе сроку, как только она обнаружена.
Что изменилось: названы человек, который снимает препятствие, и время проверки. Задача не объявлена выполненной, а дата проверки не выдана за дату готовности расчёта.
2. Сотрудника переключили на другую работу
Задача: Ирина должна была подготовить предложение по заказу ЗК-32 к 14 декабря, 16:00 МСК.
Что выяснили: 14 декабря Марина поручила Ирине сначала закончить срочный расчёт по другому заказу. Ирина его завершила, но предложение ЗК-32 осталось без двух разделов. Ни новую очередь работ, ни изменение срока предложения не записали. Все исходные данные для предложения доступны; Ирина оценила оставшуюся подготовку в два часа, затем нужна проверка руководителя.
Здесь недостаточно попросить сотрудника «быстрее закончить оба дела». Нужно подтвердить, какое поручение идёт первым, и выделить время на подготовку и проверку.
Готовая запись договорённости:
Предложение ЗК-32 не подготовлено к сроку 14 декабря, 16:00 МСК. Ирина была переключена Мариной на срочный расчёт; он завершён. В предложении осталось заполнить два раздела и проверить итоговую сумму.
Марина согласовала следующий порядок: Ирина готовит PDF по ЗК-32 до 15 декабря, 13:00 МСК. Марина проверяет комплект до 15:00; Ирина исправляет замечания и передаёт готовый вариант к 16:00. На это время Марина не назначает Ирине другие работы без пересмотра очереди.
Новый согласованный срок готового предложения — 15 декабря, 16:00 МСК. Марина сообщает об изменении срока сотруднику, который ждёт предложение для клиента. Проверка: заполнены оба раздела, сумма соответствует исходному расчёту, файл открывается. Исходный срок и причина переноса сохранены в этой записи.
Что изменилось: руководитель подтвердил порядок работ и время проверки, а не только новую дату. Если ожидающему участнику уже дали внешнее обещание, изменение нужно согласовать с ним отдельно.
3. Результат есть, но не прошёл проверку
Задача: Антон должен был передать готовое предложение ЗК-33 к 14 декабря, 18:00 МСК.
Что выяснили: PDF приложен вовремя, но при проверке обнаружены цена из старого тарифа и отсутствие перечня работ, который был указан в задании. Результат не соответствует согласованным условиям. Отправлять такой файл клиенту рано.
Это не повод считать, что «вся работа отсутствует», но и закрывать поручение по факту вложения нельзя. Полезно назвать конкретные исправления и договориться о повторной проверке.
Готовая запись договорённости:
PDF по ЗК-33 приложен 14 декабря, но готовое предложение к сроку 18:00 не получено: использован старый тариф, не включён согласованный перечень работ. Замечания Марины записаны в задаче.
Антон до 15 декабря, 13:00 МСК пересчитает цену по актуальному файлу тарифа и добавит перечень из задания. Приложит новую версию PDF с пояснением, какой файл заменён. Марина проверит документ до 14:00; согласованный срок готового результата после исправлений — 15:00.
Проверяем цену, итоговую сумму, наличие всех работ и читаемость PDF. Клиенту отправляем только проверенную версию. Если до 12:00 обнаружится неоднозначность в тарифе, Антон перечислит конкретные строки в комментарии для решения Марины.
Что изменилось: вместо общего «доработать» есть список исправлений, актуальный источник данных и повторная проверка. Если бы перечень работ появился только после сдачи и не входил в исходное задание, это было бы изменением объёма: его следовало бы согласовать отдельно.
Скачать шаблон разбора просроченной задачи
Заголовки «Что готово», «Причина» и «Следующий шаг» — это части обычного текста. Их можно использовать в описании или комментарии; они не обозначают отдельные поля Орбиты.
Как зафиксировать решение в Орбите
Откройте рабочую задачу и сохраните краткий итог разбора в комментарии: исходный результат и срок, фактическое состояние, причину, принятое решение, ответственных и следующую проверку. Приложите актуальный файл или дайте понятную ссылку на исходные материалы.
Если новый срок результата согласован, измените срок в карточке с учётом ваших прав и принятого порядка. В комментарии сохраните исходный срок и причину изменения. Сам перенос даты не объясняет, что изменилось в работе.
Если пока известна только дата проверки, запишите её именно как проверку. При необходимости создайте отдельное поручение на получение данных или снятие препятствия со своим ответственным и сроком. Не заменяйте срок основного результата датой промежуточного напоминания.
При смене исполнителя согласуйте передачу, проверьте доступ к материалам и укажите актуального ответственного. Не закрывайте задачу только ради удаления просрочки из списка. Если результат больше не нужен, зафиксируйте принятое решение и причину, затем оформите завершение по принятому у вас порядку.
Статья не предполагает отдельного статуса «Заблокирована», автоматического поиска причин или переноса зависимых задач. Причины и решения здесь записываются обычным текстом. Базовую работу с задачами, описанием и вложениями можно посмотреть в демо Орбиты; для входа потребуется регистрация и подтверждение электронной почты.
Что не стоит делать при просрочке
- Просто переносить дату. Без изменения условий, объёма или порядка работы причина может остаться.
- Закрывать непроверенный результат. Прикреплённый файл ещё нужно сопоставить с заданием.
- Назначать срок за внешнего участника. Можно обязаться проверить ответ или связаться с ним; обещание получить ответ требует основания.
- Обсуждать только в личной переписке. Итоговое решение должно быть доступно участникам работы.
- Называть виновного до проверки фактов. Это не объясняет, каких данных или решений не хватает для продолжения.
Проверка новой договорённости
Прочитайте запись глазами человека, который не участвовал в разговоре. Из неё должно быть понятно:
- что обещали и что получилось к исходному сроку;
- какая причина подтверждена и что ещё требует уточнения;
- кто выполняет ближайшее действие и кто снимает препятствие;
- согласован ли новый срок результата или пока только время проверки;
- кто проверит готовность и по каким признакам;
- кому нужно сообщить об изменении сроков или порядка работ.
Если после разбора осталась формулировка «разобраться как можно скорее», договорённость ещё нужно уточнить.
Частые вопросы
Можно ли перенести срок просроченной задачи?
Да, когда новый срок обоснован и согласован с теми, кто отвечает за работу и ждёт результат. Запишите исходный срок, причину и то, что изменилось. Если дата готовности неизвестна, согласуйте действие по выяснению и время следующей проверки.
Что делать, если исполнитель не отвечает?
Зафиксируйте, когда и по какому рабочему каналу вы запросили состояние задачи. Если отсутствие ответа мешает зависимой работе, передайте руководителю известные факты и вопрос о продолжении. Не записывайте предположения о готовности как подтверждённый результат. При передаче другому сотруднику нужны материалы и понятное поручение.
Как реагировать, если срок переносится снова?
Сравните последнюю договорённость с фактом: были ли получены обещанные данные, выделено время, выполнено ближайшее действие. Проверьте, не повторяется ли прежнее препятствие. Возможно, требуется решение об объёме, очереди работ или исполнителе, а не ещё одна дата без изменения условий.
Нужно ли переписывать всё описание задачи?
Нет, если результат и условия остались прежними. Достаточно понятной записи нового решения. Если поменялось само задание, обновите актуальное описание и явно отметьте, что согласовано; история обсуждения должна позволять понять изменение.