«Подготовить предложение», «проверить документы», «разобраться с заявкой» — знакомые поручения. В них названо действие, но не всегда понятно, какой результат ждут, где взять исходные данные и кто примет работу.
Ниже — шаблон постановки задачи сотруднику и семь учебных примеров для разных рабочих ситуаций. Их можно адаптировать для карточки задачи или внутреннего документа. Общие правила организации поручений уже разобраны в статье «Задачи теряются в мессенджере»; здесь сосредоточимся на готовых формулировках.
Шаблон постановки задачи
В Орбите укажите название задачи, выберите ответственного и задайте срок в карточке. А пояснения — зачем нужна работа, что должно получиться и как это проверить — напишите обычным текстом в описании задачи. Отдельных полей «Зачем» и «Результат» в карточке нет: ниже это подсказки для текста описания.
| Что указать | Где в Орбите | Пример |
|---|---|---|
| Название | Название задачи | Подготовить предложение на уборку офиса |
| Ответственный | Выбор ответственного в карточке | Менеджер по продажам |
| Срок | Срок задачи | 12 ноября, 16:00 МСК |
| Зачем нужна работа | Описание задачи | Клиент хочет узнать цену уборки офиса площадью 200 м² |
| Что должно получиться | Описание задачи | PDF с перечнем работ, графиком уборки и ценой за месяц |
| Что использовать | Описание задачи | Приложенные письмо клиента и файл «Тарифы на уборку» |
| Как проверить готовность | Описание задачи | Руководитель проверит, что учтены 200 м² и уборка пять раз в неделю |
«Зачем» объясняет причину поручения, а «что должно получиться» — его конкретный итог. Не нужно писать длинное обоснование для каждого действия: добавьте пояснение, если без него исполнитель может неверно понять задачу.
Например, в описание можно вставить такой текст и заменить детали:
Клиент хочет узнать стоимость уборки офиса площадью 200 м² пять раз в неделю. Подготовь предложение в PDF: перечисли работы, укажи график и цену за месяц. Письмо клиента и файл «Тарифы на уборку» приложены к задаче. Готовый PDF приложи сюда — я проверю его перед отправкой клиенту. Если в тарифах не хватает данных для расчёта, напиши мне в комментарии.
Отдельно укажите, как действовать при нехватке сведений или конфликте сроков. Например: «До начала подготовки проверьте исходный список. Если данных недостаточно, перечислите недостающее в комментарии и согласуйте следующий шаг».
Скачать заполненный пример — PDF · Шаблон и семь примеров — текстовый файл.
Все примеры ниже условные. Должности обозначают роли в процессе, а сроки приведены для иллюстрации; это не реальные поручения клиентам Орбиты.
Пример 1. Продажи: подготовить коммерческое предложение
Название задачи: «Подготовить предложение на уборку офиса 200 м²».
Ответственный в карточке: менеджер по продажам. Срок в карточке: 12 ноября 2026 года, 16:00 МСК.
Описание задачи — готовый текст:
Клиент хочет узнать стоимость уборки офиса площадью 200 м² пять раз в неделю.
Подготовь предложение в PDF. Укажи, какие работы входят в уборку, по каким дням она будет проходить и сколько стоит месяц обслуживания. Цену рассчитай по файлу «Тарифы на уборку». Письмо клиента и тарифы приложены к задаче.
Готовый PDF приложи к этой задаче. Я проверю площадь, график, перечень работ и итоговую сумму. Клиенту пока не отправляй.
Если в тарифах не хватает данных для расчёта, напиши мне в комментарии, что нужно уточнить.
В этом учебном примере письмо и тарифы — условные материалы. В своей задаче приложите настоящие файлы. Менеджеру понятно, что сделать и куда положить готовый документ, а руководителю — что проверить.
Структуру документа можно взять из разбора коммерческого предложения.
Пример 2. Маркетинг: обновить описание услуги
Название: «Подготовить новую редакцию описания услуги для страницы сайта».
Результат: текст с перечнем изменений и источниками для фактов. Ответственный: редактор. Срок: 13 ноября, 12:00 МСК.
Исходные данные: согласованные условия услуги и текущая страница. Приёмка: владелец услуги подтверждает факты и состав работ; публикацию выполняют после согласования. «Стало красивее» не используется как единственный критерий.
Пример 3. Бухгалтерия: проверить расхождение в сверке
Название: «Проверить расхождение по расчётам с учебным контрагентом за ноябрь».
Результат: список несопоставленных операций с датами, суммами и подтверждениями. Ответственный: специалист по расчётам. Срок: 13 ноября, 17:00 МСК.
Исходные данные: акт сверки, документы-основания и выписка. Приёмка: ответственное за учёт лицо проверяет объяснение разницы. Итоговую сумму не исправляют произвольно ради совпадения — сначала находят основание. Пример разбора — в статье об акте сверки.
Пример 4. Поддержка: подготовить ответ на обращение
Название: «Уточнить причину ошибки входа и подготовить ответ по обращению».
Результат: проверенные сведения о ситуации и понятный следующий шаг для пользователя. Ответственный: оператор. Срок реакции: по согласованному правилу команды; конкретную дату и время указывают в задаче.
Исходные данные: текст обращения и безопасные диагностические сведения. Приёмка: ответ соответствует подтверждённым фактам, не запрашивает пароль и не обещает неподтверждённый срок исправления. Если нужен другой специалист, переданы контекст и вопрос к нему.
Пример 5. Разработка: исправить конкретный сценарий формы
Название: «Исправить сообщение об ошибке для пустого обязательного поля».
Результат: исправление и описание проверки. Ответственный: разработчик. Срок: 16 ноября, 15:00 МСК.
Исходные данные: шаги воспроизведения, ожидаемое поведение и ссылка на согласованное задание. Приёмка: проверены пустое поле, корректное значение и повторная отправка; сообщение понятно пользователю. Выкладку и проверку в рабочей среде согласуют отдельно.
Пример 6. Кадровая работа: организовать первый день новичка
Название: «Подготовить рабочие материалы и встречи для первого дня сотрудника».
Результат: согласованный план дня и подтверждение готовности нужных материалов. Ответственный: координатор адаптации. Срок: до согласованной даты выхода.
Исходные данные: роль сотрудника и перечень необходимых доступов. Приёмка: руководитель подтвердил план, владельцы доступов получили заявки, встречи согласованы. Пароли и персональные документы не помещают в общий открытый список.
Пример 7. Снабжение: организовать получение товара
Название: «Согласовать получение бумаги и папок по заказу № 12».
Результат: подтверждённые условия выдачи, назначенный получатель и документы по принятому порядку. Ответственный: координатор снабжения. Срок: 12 ноября, 12:00 МСК.
Исходные данные: заказ, контакты поставщика, список товара и условия подтверждения полномочий. Приёмка: согласованы место, время и порядок действий при расхождениях. При необходимости оформляют доверенность на получение товара.
Как проверить формулировку до начала работы
Попросите исполнителя коротко пересказать ожидаемый результат и назвать первый шаг. Если он понимает задачу иначе, уточнение сейчас обычно полезнее исправления готовой работы.
Проверьте доступность исходных данных. Ссылка на файл, который исполнитель не может открыть, не делает задачу обеспеченной материалами. Также обсудите, какая работа переносится, если новое поручение становится первым в очереди, и зафиксируйте согласованный порядок.
Не дробите работу на множество карточек только ради количества. Разделение полезно, когда у частей разные результаты, ответственные или этапы приёмки. Для повторяемых процессов используйте шаблоны задач, уточняя переменные данные в каждом экземпляре.
Как перенести шаблон в Орбиту
Укажите название, выберите ответственного и задайте срок в карточке. Затем вставьте в описание текст поручения: что сделать, что должно получиться, какие материалы использовать и кто проверит готовность. Причину поручения добавьте, если она помогает понять работу. Названия пунктов из примеров можно оставить как подзаголовки описания или написать всё одним коротким абзацем.
Материалы и решения сохраняйте рядом с поручением. Если в процессе меняются объём или срок, зафиксируйте новую договорённость, чтобы участники не работали по разным версиям.
Базовые задачи доступны в составе «Импульса» до пяти пользователей; дополнительные возможности зависят от тарифа и подключённых модулей. Посмотрите примеры в демо и выберите один свой процесс для первого шаблона.