В каждой компании есть работа, которая повторяется: закрытие месяца у клиента, приём нового сотрудника, еженедельный отчёт по проекту. Если каждый раз заводить задачу вручную — рано или поздно её забудут или забудут пункт в описании. Орбита 365 оформляет такую работу шаблонами задач и повторяющимися задачами.
Шаблон задачи — для работы по заявке
Шаблон — это заранее заполненная карточка задачи: название, описание, ответственный, срок, чек-лист, вложения. Любой сотрудник создаёт из него задачу одной кнопкой — поля подставляются, остаётся уточнить детали и назначить.
- Типовые запросы. «Выдать доступ», «Отпуск», «Ремонт техники» — одинаковый ход, разные параметры.
- С чек-листом внутри. Шаги шаблона переносятся в чек-лист задачи, ничего не пропускается.
- Для раздела или компании. Общие шаблоны видят все сотрудники раздела, личные — только автор.
Повторяющаяся задача — для работы по графику
Повторяющаяся задача сама появляется в работе по расписанию: каждый день, по понедельникам, пятого числа, в последний рабочий день месяца. У исполнителя она возникает заранее — к сроку, а не задним числом.
- Расписание. Ежедневно, по дням недели, по датам месяца, по кварталам — с учётом выходных.
- Серия. Все экземпляры связаны: видно историю выполнения и пропусков.
- Пауза и перезапуск. Серию можно поставить на паузу — новые экземпляры не создаются, пока вы её не включите.
Когда что выбрать
Шаблон — для работы, которая появляется нерегулярно и по заявке: сотрудник подаёт, вы оформляете. Повторяющаяся задача — для работы по графику, которую никто не должен забыть: обход, сверка, отчёт.
Подробнее — на странице «Шаблоны задач и повторяющиеся задачи». Для коротких регламентов из нескольких шагов удобно использовать чек-листы сотрудников — они дополняют повторяющиеся задачи.