В каждой компании есть регламенты: как передавать смену, что проверить перед закрытием месяца, как встречать нового сотрудника. Обычно они лежат в папке на общем диске, и вспоминают о них, когда что-то уже пошло не так. Чек-лист — простой способ сделать регламент частью ежедневной работы.
Какие бывают чек-листы
- Ежедневные — то, что повторяется каждый день: обход технических помещений, ответы в чатах учебных потоков, разнесение банковских выписок.
- Еженедельные — сверки и отчёты: контроль уборки по фотоотчётам, реестр платежей на пятницу, отчёт по воронке продаж.
- Ежемесячные — закрытие месяца, снятие показаний общедомовых приборов учёта, резервная копия материалов.
- К дате — разовые проекты: подготовка к выставке, старт учебного потока, подготовка к зиме.
Как написать хороший пункт чек-листа
- Начинайте с действия. «Сверить выручку по кассам с данными эквайринга», а не «Выручка».
- Один пункт — одна проверка. Если пункт нельзя честно отметить выполненным наполовину, он сформулирован правильно.
- Не больше 7–10 пунктов. Длинный чек-лист начинают пролистывать. Лучше разбить на два.
- Только то, что реально забывают. Очевидные шаги размывают внимание.
Чек-лист внутри задачи
Регулярные чек-листы держат повторяющуюся работу. Для разовой большой задачи удобнее чек-лист внутри неё: пункты с исполнителями и отметкой, кто и когда выполнил. Например, задача «Закрытие сентября» у клиента бухгалтерской компании: выписки разнесены, выручка сверена, акт инвентаризации получен, списание оформлено, проверка главным бухгалтером. Видно, на каком пункте и за кем остановилась работа.
Как руководителю контролировать без проверок
Главное преимущество чек-листа в системе, а не на бумаге, — видимость. Руководитель видит, какие регламенты выполнены, какие отложены, и когда менялся статус. Не нужно ходить и спрашивать — достаточно открыть список.
Второе преимущество — регулярность. Периодический чек-лист сам обновляется к новому дню, неделе или месяцу, его не нужно создавать заново.
С чего начать
Возьмите один процесс, на котором чаще всего бывают ошибки, и оформите его чек-листом из 5–7 пунктов. Через месяц посмотрите, какие пункты отмечают формально, и перепишите их. Когда первый чек-лист приживётся, добавляйте следующие.
В Орбите 365 есть и регулярные чек-листы сотрудников, и чек-листы внутри задач — подробнее на странице «Чек-листы». Примеры для разных отраслей — в демо-средах.