В акте сверки покупатель видит одну сумму, поставщик — другую. Это ещё не означает, что кто-то неверно посчитал долг. Сначала стоит проверить период, начальный остаток, набор документов и то, с чьей стороны составлена таблица.
Разберём акт сверки взаиморасчётов на учебном примере: от начального сальдо до поиска пропущенного платежа. В конце можно скачать заполненный образец и составить свой документ в бесплатном генераторе актов сверки.
Что показывает акт сверки
Это сводка расчётов двух сторон за выбранный период: с каким остатком они начали, какие операции учли и какая задолженность получилась на конец. Для сверки выбирают контрагента, даты, договор или согласованный набор договоров и валюту расчётов.
Акт сверки полезно сопоставлять с документами-основаниями и банковской выпиской. Он не должен подменять проверку того, были ли услуги оказаны, товары переданы и деньги получены. Требования к оформлению хозяйственных операций первичными документами разъясняет ФНС России.
Здесь разбирается обычная учебная сверка между коммерческими контрагентами. Это не акт сверки с налоговой и не инструкция по унифицированным формам государственного сектора.
Сначала определите сторону документа
В нашем примере первая сторона — условный исполнитель, вторая — условный заказчик. Таблица составлена с позиции исполнителя. Положительный остаток означает долг заказчика перед исполнителем, отрицательный — остаток в пользу заказчика, например после аванса или переплаты.
В такой таблице начисление за оказанные услуги увеличивает дебет, а поступившая оплата увеличивает кредит. У другой стороны эти операции могут отражаться зеркально. Поэтому нельзя читать отдельно слово «дебет», не посмотрев заголовки, стороны и текст итогового вывода.
Если документ получен от контрагента, сначала найдите, кто указан первой стороной, и прочитайте заключение: кто, кому и сколько должен по данным этого документа.
Заполненный пример: долг на конец периода — 25 000 ₽
Период сверки — с 1 по 30 ноября 2026 года. На начало периода заказчик уже должен исполнителю 10 000 ₽ по ранее учтённым операциям. В ноябре учтены услуги на 60 000 ₽ и поступившая оплата 45 000 ₽.
| Дата | Основание | Дебет: начислено, ₽ | Кредит: оплачено, ₽ |
|---|---|---|---|
| 01.11.2026 | Начальный остаток в пользу исполнителя | 10 000 | — |
| 05.11.2026 | Акт оказанных услуг № 11 | 60 000 | — |
| 12.11.2026 | Поступление оплаты, платёж № 42 | — | 45 000 |
Начальный остаток учитываем отдельно от оборотов ноября:
10 000 + 60 000 − 45 000 = 25 000 ₽.
Оборот по дебету за период — 60 000 ₽, по кредиту — 45 000 ₽. Итог: на 30 ноября 2026 года задолженность заказчика в пользу исполнителя составляет 25 000 ₽. Не нужно ещё раз добавлять начальные 10 000 ₽ к обороту по дебету — иначе остаток будет посчитан дважды.
Названия сторон и суммы в примере условные, это не данные клиентов Орбиты.
Скачать заполненный учебный пример акта сверки — PDF. Для адаптации доступен тот же пример в текстовом виде.
Как найти расхождения: порядок проверки
1. Сравните границы периода. Документ за ноябрь нельзя напрямую сопоставлять со сводкой с начала года. Посмотрите, включены ли операции последнего дня и одинаково ли стороны отразили переходящие платежи.
2. Сверьте начальный остаток. Если ошибка пришла из октября, повторное сложение ноябрьских документов её не исправит. Найдите предыдущую согласованную сверку и операции после неё.
3. Сопоставьте документы по дате, номеру и сумме. Составьте пары: ваш акт — акт контрагента, ваше поступление — его платёж. Отдельно выпишите операции, у которых нет пары.
4. Проверьте оплаты по выписке. Не путайте дату отправки поручения с датой фактического отражения денег. Посмотрите назначение платежа: он мог относиться к другому договору, периоду или счёту.
5. Проверьте исправления и возвраты. В одной системе могли учесть корректировку, возврат или зачёт, а в другой — ещё нет. Не исправляйте сумму вручную только ради совпадения итоговой строки.
6. Зафиксируйте результат. Укажите конкретные документы и причину разницы. Если сведений недостаточно, запросите подтверждение операции. До подписания спорного документа согласуйте расхождения и полномочия подписанта с ответственным за учёт.
В учебном примере разница ровно 45 000 ₽ может подсказать, что одна из сторон не учла платёж № 42. Это рабочая гипотеза, которую нужно подтвердить выпиской, а не автоматическое доказательство ошибки контрагента.
Как составить документ в генераторе Орбиты
- Откройте генератор актов сверки.
- Укажите стороны, договор, начало и конец периода.
- Введите начальный остаток с учётом выбранной стороны. Не дублируйте его отдельной операцией в таблице.
- Добавьте документы и суммы по дебету и кредиту.
- Проверьте обороты, итоговое сальдо и текст о том, в чью пользу задолженность.
- Используйте печать браузера для PDF или выгрузку Excel, затем проверьте сохранённый файл.
Генератор считает по введённым данным. Он не сверяет их с банковской выпиской и не подтверждает, что операция действительно была отражена у второй стороны.
Частые вопросы
Что означает отрицательное сальдо?
В принятой здесь модели это остаток в пользу второй стороны. Например, заказчик внёс аванс больше суммы учтённых услуг. Посмотрите итоговую расшифровку и направление расчётов, а не только знак.
Можно ли проверить долг только по выставленным счетам?
Для сверки используйте документы, по которым операции действительно учитываются, и сведения об оплате. Само выставление счёта не означает, что работа выполнена или деньги поступили. Общая разница между документами разобрана в статье про счета, акты и УПД.
Что делать, если итог не сходится на небольшую сумму?
Проверьте округление, частичные оплаты и корректировки по каждой операции. Небольшую разницу также нужно объяснить документально; не заменяйте её произвольной «поправкой» в последней строке.
Акт подписан — можно больше не хранить документы?
Сверка не отменяет работу с документами-основаниями. Организуйте хранение актов, платёжных подтверждений и переписки о расхождениях по своему порядку документооборота.
Следующий шаг
Составьте свой акт сверки онлайн. Если сверки и согласования стали регулярными, заведите процесс в задачах: период, ответственный, срок ответа и список спорных документов. Возможности модуля «Документы и финансы» зависят от тарифа и подключённых модулей.