Представьте небольшое агентство. Команда разбросана по городам, часть людей — фрилансеры, клиентов несколько, проектов ещё больше. Бриф пришёл в почту, правки приходят в мессенджер, макеты лежат в облаке, а сроки живут в голове у проджекта. Знакомо?
Управление проектами в агентстве держится на четырёх шагах: бриф, задачи, согласование, сдача. Разберём, как пройти их в одной системе. Это сценарий, а не история конкретного клиента: так можно построить работу в Орбите 365.
Где ломается цикл
Бриф размазан. Часть требований в письме, часть в звонке, часть в чате. Исполнитель делает по одной версии, клиент ждёт другую.
Согласование тонет в переписке. «Посмотрите макет» уходит в мессенджер, ответ приходит через три дня и в другом месте.
Правки без контекста. «Сделайте поярче» — где именно, на каком экране?
Сдача без фиксации. Непонятно, что именно приняли, и когда клиент начинает спорить, доказать нечем.
CRM для агентства чаще всего нужна не ради воронки продаж, а ради этого: чтобы каждый проект имел историю, а каждое решение — подпись.
Как это выглядит в Орбите
Один проект — один раздел, или цепочка задач с подзадачами. Клиента приглашают в Орбиту с ограниченной ролью: он видит только свои задачи и публичные комментарии. Внутренние обсуждения команды остаются внутренними, файлы можно пометить «скрыто от клиента». Подрядчики и фрилансеры работают так же, а на тарифах «Контур» и «Гравитация» клиенты и подрядчики не входят в лимит пользователей.
Шаг 1. Бриф
Бриф оформляется задачей: описание цели, аудитория, сроки, референсы приложены файлами. Файлы открываются прямо в задаче. Если бриф стандартный, заведите шаблон задачи с готовыми вопросами (подробнее в статье «Шаблоны задач и повторяющиеся задачи»). Клиент отвечает комментариями, и вся история хранится в одном месте.
Если клиенту проще написать в чат на сайте или в бота, обращение приходит в консоль поддержки, и одной кнопкой превращается в задачу со ссылкой на переписку.
Шаг 2. Задачи
Из брифа проджект собирает план. Большую работу делит на подзадачи, каждой назначает ответственного и срок: дизайнер, копирайтер, разработчик. Если один этап ждёт другой, ставит зависимость. Для общей картины по срокам есть диаграмма Ганта, а для ежедневной работы — канбан по статусам.
Повторяющиеся процедуры, например финальную проверку перед сдачей, оформляют чек-листом: ничего не забывается, потому что пункты перед глазами.
Шаг 3. Согласование
В разделе можно включить согласование перед стартом и обязательную проверку результата. Исполнитель прикладывает макет, задача уходит на проверку, клиент или руководитель отвечает прямо в карточке.
Правки удобнее давать не словами, а картинкой. В Орбите можно отметить правку прямо на скриншоте: исполнитель видит, где именно, а не гадает.
Шаг 4. Сдача
Когда результат принят, задача закрывается, а история остаётся: кто, когда и в каком статусе её менял, какие файлы были приложены, что говорил клиент. Это и есть фиксация сдачи. В споре достаточно открыть карточку.
Руководитель смотрит отчёты по срокам и нагрузке: где просрочки и у кого переполнено. Это помогает честно сказать клиенту про новую дату и перераспределить людей до срыва.
Инструкция: запускаем проект за 6 шагов
Создайте раздел под проект и задайте руководителя и наблюдателей.
Пригласите клиента по почте с ролью внешнего пользователя.
Заведите задачу «Бриф» по шаблону, приложите референсы и отправьте клиенту на ответ.
Разбейте проект на подзадачи, назначьте ответственных и сроки, поставьте зависимости.
Включите проверку результата для этапов, которые требуют согласования.
Перед сдачей пройдите чек-лист, закройте задачи и оставьте итоговый комментарий.
Чего Орбита не заменяет
Это не бухгалтерия и не система выставления счетов. Орбита организует работу и коммуникацию: задачи, сроки, согласования, клиентов и файлы. Для финансов агентству по-прежнему понадобится отдельный инструмент.
Попробовать Орбиту 365
— Бесплатный тариф «Импульс» — до 5 человек, без карты, бессрочно. Для небольшого агентства этого хватит, чтобы прогнать цикл на одном реальном проекте. — Демо-стенд — пройдите цикл проекта в демо без оплаты и установки: от брифа до сдачи. — Платные тарифы — если клиентов и подрядчиков много, смотрите «Контур» и «Гравитация», где они не занимают лимит. Со скидкой до конца 2026: Первые 3 месяца −50% при годовой оплате. Акция до 31.12.2026.
Открыть демо → https://orbita365.ru Выбрать тариф → https://orbita365.ru/tarify
Следите за новостями: ВК orbita365, Telegram @orbita365, MAX канал Орбиты.